Secretaresse College van Bestuur 32-40 uur per week

Locatie Utrecht | gepost op 25 January, 2019

Voor onze klant in Utrecht, de Marnix Academie, zijn we op zoek naar een Secretaresse voor 32-40 uur per week voor het College van Bestuur.

Functie omschrijving HIRK02654

Voor onze klant in Utrecht, de Marnix Academie, zijn we op zoek naar een Secretaresse voor 32-40 uur per week voor het College van Bestuur. De Marnix Academie is een gespecialiseerde hogeschool die zich richt op de opleiding en de verdere professionalisering van leraren in het basisonderwijs. Op de Marnix Academie studeren ruim 1300 studenten en er werken ruim 150 medewerkers. De werkgroep secretariaat maakt deel uit van het Bedrijfsbureau. Er werken drie (parttime) medewerkers. Ieder heeft een eigen takenpakket en is zelf verantwoordelijk voor de planning en inrichting van het eigen werk. Bij afwezigheid neemt men onderling taken waar. Het totale takenpakket van de werkgroep wordt gecoördineerd door de eerste medewerker.
Formeel rapporteer je aan het hoofd Bedrijfsbureau, maar bij de dagelijkse uitvoering van de functie werk je voor de voorzitter van het College van Bestuur. Je takenpakket zal bestaan uit:

  • Agenda en mailbox-beheer
  • Beoordelen van binnenkomende correspondentie op urgentie en benodigde acties
  • Het zelfstandig afhandelen van acties of deze uitzetten bij anderen in de organisatie
  • Het bewaken van actiepunten en deadlines
  • Plannen, agenderen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen
  • Opstellen van (concept)brieven en notities
  • Beheer van het archief

Als secretaresse van het College van Bestuur ben je de veelgenoemde ‘spin in het web’. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor externe contacten en daar weet jij op correcte en vriendelijke wijze invulling aan te geven. Je hebt met veel verschillende personen te maken en dat vraagt van je dat je moeiteloos kunt switchen tussen communicatiestijlen. Je hoort en ziet veel op deze plek; het is dan ook belangrijk dat je integer bent.

Functie eisen

  • Een afgeronde secretaresse-/management ondersteunende opleiding (mbo+)
  • Minimaal vijf jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie en in een soortgelijke omgeving
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • Goede kennis van en aantoonbare ervaring met Office 365, Word en Excel
  • Organisatiesensitiviteit: je begrijpt de formele en informele structuur van de organisatie

Arbeidsvoorwaarden

Voor deze functie geldt een salarisrange tussen de €2160 en €2924 obv 40 uur. Daarnaast kent de hogeschool een goed pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering (dertiende maand) en tien weken vakantie (deels in verplichte periodes).

High Quality Recruitment ondersteunt de Marnix Academie exclusief in deze procedure. Dit betekent dat reacties van andere bureaus niet op prijs worden gesteld door onze opdrachtgever.
Vragen, reacties en sollicitaties kunnen verstuurd worden naar Yoka Eeltink, bereiken op y.eeltink@high-quality.nl of 06 11 29 37 76.

Solliciteer nu

Print vacature
Vacature doorsturen