Interim bestuurssecretaresse

Voor onze opdrachtgever in Nijmegen zijn wij op op zoek naar een interim bestuurssecretaresse voor één van de twee bestuurders. Als bestuurssecretaresse ondersteun je, samen met een collega, het tweehoofdig College van Bestuur (CvB), een grote scholenkoepel. Je draagt als lid van bestuurssecretariaat, in gezamenlijkheid zorg voor een soepel verloop van bestuurlijke en organisatorische processen en fungeert als spil tussen het bestuur, interne stakeholders en externe relaties.

Je verantwoordelijkheden zijn: 

1. Secretariële ondersteuning van het College van Bestuur:

• Beheren van de gezamenlijke agenda’s van beide bestuurders en afstemmen van afspraken met interne en externe partijen.
• Voorbereiden, organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Verzorgen van correspondentie, e-mailbeheer en documentverwerking.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van actiepunten.

2. Directe ondersteuning van één bestuurder:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt en filteren van binnenkomende informatie en verzoeken.
• Voorbereiden van stukken, presentaties en dossiers voor overleggen en externe optredens.
• Plannen en coördineren van werkbezoeken en representatieve taken.

3. Notuleren van directievergaderingen (ad hoc):

• Opstellen van heldere en beknopte notulen van directievergaderingen.
• Vastleggen en bewaken van besluiten en actiepunten.

4. Administratieve ondersteuning van de bestuurssecretaris:

• Beheren en archiveren van bestuurlijke documenten en contracten.
• Ondersteunen bij het opstellen en distribueren van vergaderstukken voor het CvB en Raad van Toezicht.
• Verzorgen van verslaglegging en administratieve follow-up van bestuurlijke processen.

5. Overige werkzaamheden:

• Onderhouden van goede interne en externe relaties namens het bestuur.
• Signaleren van verbeterpunten in werkprocessen en bijdragen aan een efficiënte werkwijze.
• Incidenteel ondersteunen bij projecten of bijzondere evenementen.