Interim Personal Assistant

Den Haag | 40 - 36 uur | HBO | € 70 per uur

Wat je gaat doen

Als Interim Personal Assistant ben jij de steun en toeverlaat van de bewindspersoon. Je werkt nauw samen met je directe secretariële collega's, de adviseurs, de kamerbewaarders en de chauffeurs. Samen zorgen jullie voor een professionele en soepele ondersteuning van de bewindspersoon. Je zorgt voor een overzichtelijke agenda, signaleert vroegtijdig knelpunten en verzorgt netjes en accuraat de stukkenstroom tussen bewindspersoon en het departement. Je bent een belangrijke schakel tussen de bewindspersoon en de ambtelijke organisatie. Je onderhoudt contact met externe partijen en bent op die manier een visitekaartje voor de bewindspersoon. Je bent net als je collega’s, als dat nodig is, bereid om tijdens afwezigheid van collega’s waar te nemen bij een andere bewindspersoon. Je takenpakket bestaat o.a. uit: 

  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van en aan de bewindspersonen
  • Je beheert de agenda van de bewindspersoon, beoordeelt de uitnodigingen en stelt prioriteiten bij het maken van afspraken
  • Je onderhoudt voor de bewindspersoon interne en externe contacten, zowel nationaal als internationaal
  • Je beoordeelt binnenkomende telefoongesprekken, stukken en correspondentie op inhoud en urgentie. Je stelt prioriteit bij de afhandeling, verstrek je als dat mogelijk is zelf de benodigde informatie, of verwijs je naar de betrokken onderdelen binnen het departement of andere instanties
  • Je coördineert samen met de adviseurs van bewindspersoon en de politiek assistenten de informatiestroom over afspraken, vragen en stukken
  • Je houdt het archief bij


Criteria

Je bent een rustige en stressbestendige teamspeler met uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden. Je houdt overzicht, bent klantgericht, werkt effectief samen en ontplooit initiatieven. Samen met de andere secretariële collega's van de bewindspersonen denk je na over de organisatie van jullie werk. Je hebt een goed gevoel voor de politieke actualiteit en parlementaire agenda. Je bent flexibel en bereid om afwisselend binnen de secretariaten te werken en ook ‘s avonds en in het weekend waar nodig prioriteiten te behandelen. Openheid, directheid en integriteit zijn vanzelfsprekende eigenschappen. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je bent discreet, hebt gevoel voor diplomatie en bent een echte verbinder.

  • Je hebt minimaal hbo-niveau, bij voorkeur aangevuld met ervaring als managementassistent / directiesecretaresse / PA  op het niveau van directeur-generaal, (plaatsvervangend) secretaris-generaal,  bewindspersoon of C-level in een profit of non-profit omgeving.
  • Je hebt een proactieve, flexibele en opgewekte houding en beschikt over relativeringsvermogen en humor.
  • Je bent flexibel in het rooster, de werktijden en werkzaamheden. Je kun in principe alle dagen werken, hebt geen negen-tot-vijf-mentaliteit en bent geordend en rustig in stressvolle situaties.
  • Je hebt goede sociale en communicatieve vaardigheden.
  • Je hebt ervaring met en gevoel voor internationale contacten,
  • Je beheerst het Nederlands en Engels mondeling en schriftelijk goed.

Wat je krijgt

Voor deze rol geldt een inkooptarief van €70 exclusief BTW. 



Gerelateerde vacatures

Office Manager

Amsterdam | 32 - 40 uur | MBO | € 2500 - € 3500

Voor onze relatie Eight Global, een jong, dynamisch en groeiend bedrijf in crypto consultancy, zijn we op zoek naar een Office Manager voor 32-40 uur per week. 

Senior consultant Interim Management Support (32-40 uur)

Hybride / Hoofddorp | 32 - 40 uur | WO - HBO

De vraag naar de juiste interim Management Support professional is bij ons enorm groot. Deze vraag willen wij graag goed, snel en kwalitatief blijven faciliteren. Wij zoeken daarom uitbreiding van ons geweldige team. Als senior consultant Interim Management Support krijg je daarin meerdere uitdagingen en verantwoordelijkheden.  

Interim Directiesecretaresse

Regio Uden / Hybride | HBO - MBO | € 60 - € 65 per uur

Voor onze relatie, een grote facilitaire dienstverlener, zijn wij per direct op zoek naar een Interim Directiesecretaresse (24-40u) ter vervanging van ziekte. In deze rol ondersteun je de HR directeur. De opdracht duurt minimaal 3 maanden met optie tot verlenging