Executive Assistant
Vacature
alert
Ben jij gestructureerd, nauwkeurig en een echte duizendpoot die energie krijgt van een veelzijdig takenpakket en op hoog niveau ondersteuning bieden? Werk je daarnaast graag in een klein, hecht team en vind je het leuk om als administratieve, organisatorische én secretariële spil op kantoor te fungeren? Dan hebben wij de perfecte uitdaging voor jou!
Voor Confluxus Holding, een single family office gevestigd in Amsterdam-Zuid, zoeken wij een enthousiaste en proactieve Executive Assistant voor 32 tot 40 uur per week.
Wat je gaat doen
Voor Confluxus Holding, een single family office in Amsterdam-Zuid, zoeken wij een Executive Assistant die de familie ondersteunt in de dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor efficiënte administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning. Jij bent de verbindende schakel tussen het management (de familie), externe partijen en zorgt ervoor dat alles soepel en professioneel verloopt.
De organisatie heeft tal van verschillende commerciële activiteiten en is daarnaast ongeveer zeven jaar geleden gestart met een vastgoedtak en heeft inmiddels zo’n 180 appartementen in eigen beheer. Door de groei van de activiteiten is er behoefte aan versterking in de vorm van een veelzijdige en proactieve management support professional die op hoog niveau ondersteuning biedt en structuur brengt.
Je takenpakket bestaat onder andere uit:
Algemene ondersteuning
- Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie, zowel digitaal als op papier
- Voorbereiden, opstellen en redigeren van documenten, rapportages en presentaties
- Afstemmen van diverse agenda’s, plannen van afspraken, organiseren van vergaderingen en het opvolgen van actiepunten
- Fungeren als aanspreekpunt voor de familie over zaken als verhuur, rapportages, privébezittingen en investeringen
- Notuleren bij vergaderingen (zoals VvE-, bestuurs- en familievergaderingen).
Vastgoedbeheer
- Eerste aanspreekpunt voor aannemers, dienstverleners, leveranciers en VvE’s.
- Ondersteuning bij verhuuractiviteiten en VvE-zaken (zoals bestellingen uitzetten, overzichten maken en administratieve opvolging). En opvolging van actiepunten
Financiële administratie
- Ontvangen, registreren en controleren van binnenkomende facturen op juistheid en volledigheid
- Bewaken van factuurstromen, zorgen voor tijdige goedkeuring en verwerking
- Contact onderhouden met leveranciers over facturen en betalingen
- Klaarzetten van betalingen en doorsturen van facturen naar het administratiekantoor
- Archiveren van betaalde facturen en verzorgen van debiteurenbeheer
- Verzamelen van informatie ten behoeve van jaarcijfers en financiële rapportages.
Administratie en organisatie
- Beheren en bijhouden van zowel het fysieke als het digitale archief
- Up-to-date houden van verzekeringen, contracten en overige documentatie
- Zorgdragen dat kantoor- en bedrijfsprocessen soepel verlopen
Family Office / Persoonlijke ondersteuning
- Ondersteunen van de leden van het family office bij uiteenlopende werkzaamheden
- Verzamelen en aanleveren van informatie voor fiscalisten en accountants
- Assistentie bij administratie en beheer van privé zaken
- Ondersteuning van de legal counsel waar nodig.
Wie ben jij
We zoeken iemand die proactief is: je ziet wat er moet gebeuren voordat het gevraagd wordt, signaleert knelpunten en pakt zaken zelfstandig op. Aangezien dit een nieuwe functie is, is het takenpakket niet ‘in beton gegoten’. Zie jij mogelijkheden om processen slimmer, handiger of efficiënter te maken? Pak ze op! Je krijgt alle ruimte om je functie, binnen bepaalde kaders, zelfstandig vorm te geven. Daarnaast neem je het volgende mee:
- HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde relevante opleiding
- Beschikbaarheid van 32– 40 uur per week
- Aantoonbare ervaring met MS Office (Excel, Word, Outlook etc.)
- Een natuurlijk talent voor plannen, regelen en organiseren
- Relevante werkervaring
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Affiniteit met vastgoed; ervaring met VvE’s is een pré
- Verder ben je communicatief sterk, flexibel ingesteld en kijk je met een positieve, kritische blik naar bestaande
Wat je krijgt
Als Executive Assistant bij Confluxus Holding kom je te werken in een kleine en professionele organisatie waarin samenwerking, integriteit en vertrouwen centraal staat. Je krijgt alle mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen binnen een prettige, ondernemende, familiaire en informele werksfeer. Verder kan je het volgende verwachten:
- Bruto fulltime salaris tussen €4.500 en €5.500, afhankelijk van senioriteit en ervaring
- 8% vakantiegeld
- 13e maand
- 25 vakantiedagen o.b.v. een fulltime dienstverband
- Reiskostenvergoeding
- Een extra toelage van €500 wat je zelf kan investeren in bijv. je pensioen of extra salaris
- Iedere dag een verzorgde lunch op kantoor
- Werken in een betrokken, informele en ondernemende organisatie waar jouw ideeën echt meetellen
- Een goede werk-privé balans waarin je wordt gestuurd op output.
High Quality Recruitment ondersteund Confluxus Holding exclusief in deze procedure. Vragen, reacties en sollicitaties kunnen verstuurd worden naar Mike van Duijn, te bereiken via m.vanduijn@high-quality.nl of Mobiel: 06-15 39 71 45
Over de organisatie
Confluxus Holding is een professionele en integere single family office met verschillende activiteiten, waaronder een vastgoedtak. Vanuit een prachtig kantoor in Amsterdam-Zuid werkt een klein maar hecht team van circa zeven personen dagelijks aan het soepel laten verlopen van alle werkzaamheden. Discretie, betrouwbaarheid en kwaliteit staan hierbij altijd voorop. De werksfeer is professioneel en informeel met volop ruimte voor eigen initiatief en betrokkenheid.
Solliciteer nu
