Voor onze opdrachtgever, een onderwijsinstelling in Amsterdam, zijn wij op zoek naar een Interim Bestuurssecretaresse voor 32 uur per week. Start is zo snel mogelijk en naar verwachting zal deze opdracht tot de zomervakantie van 2026 duren.
Wegens het vertrek van de vaste Bestuurssecretaresse zijn wij voor onze opdrachtgever in Amsterdam op zoek naar een Interim Bestuurssecretaresse (32 uur per week). In deze zelfstandige rol ondersteun je de Bestuurder in de volle breedte op administratief, organisatorisch en secretarieel vlak. Daarnaast werk je nauw samen met de Bestuurssecretaris en bied je waar nodig ondersteuning aan de Manager Bestuursbureau en de collega’s binnen het Bestuursbureau.
Naast de dagelijkse ondersteuning krijg je een duidelijke analyseopdracht. Met een frisse, positief kritische blik onderzoek je hoe de functie toekomstbestendig kan worden ingericht. Je brengt de huidige werkprocessen en taakverdeling in kaart, bekijkt welke werkzaamheden van de Bestuurssecretaris kunnen verschuiven naar de Bestuurssecretaresse en onderzoekt mogelijkheden voor verdere digitalisering en slimmere werkmethoden (zoals AI-toepassingen en procesautomatisering). Op basis hiervan geef je proactief advies voor de toekomstbestendige inrichting van de functie en een soepele overdracht aan de vaste opvolger.
Je takenpakket bestaat o.a. uit:
- Beheren en prioriteren van de agenda, e-mail en correspondentie van de Bestuurder
- Voorbereiden, notuleren en opvolgen van bestuursvergaderingen, inclusief actielijsten en documentenstroom
- Signaleren en proactief oppakken van knelpunten, kansen en verbeteringen in planning en processen
- Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders, zoals scholen, gemeenten en samenwerkingspartners
- Beheren van het contractenregister en andere vertrouwelijke documenten
- Ondersteunen van het Bestuursbureau en de Manager Bestuursbureau bij organisatorische en administratieve werkzaamheden
- Uitvoeren van een analyseopdracht waarbij je werkprocessen en taakverdeling in kaart brengt, verschuivingen in werkzaamheden onderzoekt, digitaliserings- en optimalisatiemogelijkheden identificeert en proactief adviseert over een toekomstbestendige inrichting van de functie en overdracht aan de vaste opvolger.
Voor deze opdracht zoeken wij een freelancer / zzp'er en geldt een inkooptarief van €70 incl. reiskosten.
