Management Assistent

Als Management Assistent bij Stichting TEAM ED ben je het eerste aanspreekpunt voor de Directeur/Bestuurder en de Directiesecretaris. Je houdt het overzicht, bewaakt de voortgang van afspraken en processen, en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is. Je werkt nauw samen met verschillende interne collega’s en externe relaties en zorgt ervoor dat het management zich volledig kan richten op de strategische en inhoudelijke taken. Daarnaast zal je diverse officemanagement gerelateerde taken tot je nemen. Kortom, een veelzijdige en afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is! 

Je takenpakket bestaat o.a. uit:

• Secretariële ondersteuning:

  • Voorbereiden, notuleren en opvolgen van (team)overleggen

  • Verzorgen van correspondentie

  • Organiseren van bijeenkomsten

• Administratieve ondersteuning:

  • Ondersteunen bij het opstellen van contracten, overeenkomsten en documenten

  • Verwerken en archiveren van belangrijke stukken in het digitale systeem

  • Opstellen van conceptoffertes, verwerken/controleren van declaraties en versturen van facturen

• Organisatorisch:

  • Coördineren van interne communicatie en informatievoorziening

  • Regelen van facilitaire zaken zoals ICT-contacten, kantoorbenodigdheden en contact met de beheerder van het pand

  • Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten, vieringen en vrijwilligersactiviteiten

• HR- en communicatietaken (ondersteunend):

  • Ondersteuning bij onboarding van nieuwe medewerkers

  • Bijhouden van personeelsdossiers

  • Meewerken aan interne en externe communicatie, nieuwsbrieven en eenvoudige PR-uitingen (o.a. social media)

  • Bijhouden van externe websites waar o.a. activiteiten en vacatures van Stichting TEAM ED zichtbaar zijn

• Procesverbetering:

  • Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in werkwijzen en administratieve processen