High Quality Time met… Chantal van Berkum
Geplaatst op 31-01-2023 met als inspirator Chantal van Berkum
Ons (freelance) talent is ons visitekaartje. We willen weten wat hen drijft, waar ze blij van worden. In de reeks 'High Quality Time met...' gaan we in gesprek met (freelance) talent. Over hun interesses, loopbaan en waar zij voldoening uit halen. Dit keer hebben we quality time gehad met Chantal van Berkum, een ervaren Executive Assistent die sinds augustus 2022 een interim opdracht via High Quality vervult.
Kan je iets over jezelf, (persoonlijke) interesses en jouw loopbaan vertellen?
Jazeker! Een stukje persoonlijk voorstellen: ik ben Chantal van Berkum uit Bergen op Zoom, getrouwd met Iwan en samen hebben we 3 kinderen. In mijn vrije tijd vind je mij op of langs de tennisbaan, in het park met mijn hondjes en ik ga graag met vriendinnen een terrasje pakken.
In 2009 ben ik als Chantal van Berkum Executive Assistant voor mezelf begonnen. Sindsdien heb ik al veel mooie opdrachten mogen vervullen - allemaal management support functies - en inmiddels ben ik vaak werkzaam op het hoogste niveau binnen het bedrijfsleven en zoals momenteel in de politiek waar ik werkzaam ben op het secretariaat van een minister. Een opdracht die ik via High Quality heb verkregen.
De afwisseling en verschillende bedrijven/sectoren die ik heb ervaren zijn precies de reden waarom ik voor mezelf begonnen ben. Ik ben een bezig bijtje en kan moeilijk stilzitten, ik pak op onopvallende wijze precies datgene op wat de persoon die ik ondersteun nodig heeft om productief en succesvol te zijn. Daar ligt mijn kracht.
Van wat voor soort opdracht word jij echt blij?
Als ik in ieder geval veel werk zelfstandig kan oppakken en uitvoeren en zorgen dat degene waarvoor ik werk (of dat nu een team of een persoon is) ontzorgd wordt. En dat bedoel ik in de meest brede zin van het woord.
Naast het ontzorgen ben ik ook een echte organisator. Voor het organiseren van bijeenkomsten en events ben je bij mij ook aan het juiste adres. Dit soort opdrachten voer ik meestal uit binnen de organisatie waar ik op dat moment werkzaam ben, maar soms ook bij een andere organisatie en dan doe ik het ernaast.
Wat maakt jouw werk uitdagend, of hoe zorg je dat het uitdagend blijft?
Qua algemene uitdaging in mijn werk kan het best even zoeken zijn als iemand moeilijk te managen is, om wat voor reden dan ook. Iedereen heeft natuurlijk een eigen manier van werken, dat is in het begin even wennen en dan bekijken we samen wat het beste werkt. Wat ik daarin sowieso vaak zie terugkomen is het afstemmen van de beste manier van (digitaal) samenwerken. Hoe en waar deel je bijvoorbeeld belangrijke stukken zonder iemands mailbox gelijk vol te spammen. De ervaring die ik meeneem en in zulke situaties kan inzetten is heel waardevol, merk ik. Bij een 1-op-1 ondersteuning komen we daar vaak ook wel snel uit, bij het afstemmen van onderlinge samenwerking binnen een team kan dat soms wat langer duren.
In rustigere periodes zoek ik mijn directe collega's meer op om te kijken waar we elkaar bij kunnen helpen, wat er eventueel is blijven liggen door eerdere drukte etc. Die rustige periodes kunnen ook gebruikt worden voor leuke dingen en het doorvoeren van verbeteringen. Zo heb ik ooit een project gehad om narrow casting op te zetten in de vorm van een digitale interne nieuwsbrief die we op onze eigen schermen wilden laten zien. Daar ben ik toen helemaal ingedoken; wat ga je waar delen, hoe werkt het en wie moet hierbij betrokken worden.
Waarom heb jij ervoor gekozen als freelancer aan de slag te gaan?
Naast de eerdergenoemde afwisseling is de vrijheid die ik nu heb me echt veel waard. Zeker toen flexibel werken – qua zowel tijden als locatie – nog niet 'normaal' was, werkte ik al wel graag op die manier. Niet van 9 tot 5, maar in de trein of thuis nog even doorwerken als het nodig is. Bij sommige opdrachten werkt het beter dat ik op kantoor ben zodat je ad hoc kunt inspringen waar nodig.
Omdat ik al bij veel uiteenlopende bedrijven een kijkje in de keuken heb kunnen nemen, kan ik deze ervaringen weer meenemen naar volgende bedrijven. Zo leer ik ook altijd weer iets nieuws.
Het enige nadeel van het werken als freelancer kan zijn dat je superleuke contacten op doet en afscheid moet nemen. Het is dan toch best lastig om die band warm te houden.
"Bepaal wat jouw toegevoegde waarde is, op welk niveau je dat zou willen doen en richt je daar op."
Over wat voor eigenschappen moet een goede freelancer wat jou betreft beschikken?
Flexibiliteit! Hiermee bedoel ik dat je breed georiënteerd moet zijn; niet alleen qua soorten bedrijven maar ook qua (reis)afstand - je vindt de leukste en meest interessante opdrachten overal en nergens. Daarnaast moet je heel betrouwbaar zijn. Je komt natuurlijk overal een tijdje, en komt veel te weten. Als jouw opdracht klaar is, moet je nog steeds vertrouwelijk met deze informatie omgaan.
Je bent als freelancer onderdeel van het team, maar toch ben je een buitenstaander. Meestal word je helemaal opgenomen in het team, wat ik heel fijn vind. Heel soms word je wel meer als buitenstaander behandeld. Dan is het wel belangrijk dat niet persoonlijk op te vatten.
Je moet up-to-date zijn met je kennis van nieuwe programma’s en handig zijn om snel met voor jou onbekende applicaties te kunnen werken. Omdat je steeds veel nieuwe collega’s ontmoet, probeer ik die meteen wat beter te leren kennen zodat ik weet bij wie ik moet zijn om sneller ingewerkt te raken. Het komt namelijk vaak voor dat er niemand is om je in te werken en je zelf een weg moet vinden binnen de organisatie. Dan is het belangrijk snel door te hebben hoe de hazen lopen.
Wat zou je iemand die overweegt als freelancer aan de slag te gaan als tip of advies willen meegeven?
Bepaal voor jezelf heel goed waarom je dit doet. Wat mij betreft moet je dit niet doen als je denkt dat de opdrachten voor het oprapen liggen, je moet echt ondernemen. Contractafspraken maken, tariefonderhandelingen doen. Je tarief is vaak afhankelijk van de inhoud en zwaarte van de functie, het aantal uren dat je gaat maken, verhouding thuiswerken / op locatie enz. Onderbouw waarom jij de geschikte persoon bent en dat dit tarief past bij jouw professie niveau.
Daarnaast: bouw je netwerk op, verdien je sporen en vraag opdrachtgevers (vooral als je net begint) een referentie te schrijven. En bedenk wat jouw focus en/of specialisme is; binnen bijvoorbeeld management support zijn er zoveel verschillende rollen. Bepaal wat jouw toegevoegde waarde is, op welk niveau je dat zou willen doen en richt je daar dan ook op. Die keuze is echt heel belangrijk.
Tot slot merk ik dat er bijna altijd gevraagd wordt of je in vaste dienst zou willen komen. Dit komt voort omdat jij op het moment komt dat ze echt iemand nodig hebben en dan – als je je werk goed doet – zou het toch wel heen fijn zijn als je (langer) blijft. Een heel mooi compliment natuurlijk, maar als echte freelancer bedank je voor dit aanbod. Uiteraard help ik graag mee met het opstellen van de vacature voor een nieuwe vaste medewerker, en word ik graag betrokken bij het sollicitatieproces maar als de opdracht erop zit, ben je klaar. Mocht dat moment komen, toets dan bij jezelf waarom je ook alweer freelancer wilde worden. Wees daarin ook kritisch naar jezelf!
We weten allemaal dat de huidige arbeidsmarkt erg krap is. Wat merk jij hier zelf van?
Het is een gekke markt momenteel. Ik word bijna dagelijks benaderd, telefonisch, via LinkedIn, e-mail of vanuit mijn eigen netwerk met de vraag of ik beschikbaar ben of dat ik iemand ken voor XYZ. Opvallend daarin is dat het soms ook heel uiteenlopende verzoeken zijn. Vaak al wel gelijk met de opmerking 'Oh het is misschien niet jouw ding, maar...' - soms lijkt het alsof eisen en ervaring niet meer zo nauw genomen worden. Ik word ook vanuit de meest gekke hoeken benaderd, door bijvoorbeeld een bedrijf wat in Dubai zit en hier aan het werven is. Vervolgens hoor je niks meer van hen.