Bestuurssecretaresse

Als Bestuurssecretaresse bij Stichting Prisma ondersteun je twee bestuurders en de bestuurssecretaris binnen een dynamische bestuurlijke omgeving. Je brengt structuur, overzicht en rust in een organisatie waar veel ontwikkelingen tegelijk spelen en waar snel geschakeld wordt tussen verschillende prioriteiten.

Je vervult een centrale rol binnen de bestuurlijke ondersteuning en bent een belangrijke schakel tussen bestuur, management en organisatie. Daarbij beweeg je soepel mee met veranderende agenda’s, bewaak je acties en zorg je dat zaken zorgvuldig worden voorbereid, uitgewerkt en opgevolgd.

De rol bestaat voor ongeveer 30% uit complex agendabeheer. Daarnaast ligt de nadruk sterk op redigeren, coördineren, uitzetten, ophalen, opvolgen en prioriteren. Gemiddeld notuleer je eens per drie weken bij bestuurlijke overleggen, zoals vergaderingen van de Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en CCR.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• beheren van complexe agenda’s van bestuurders en bestuurssecretaris
• ondersteunen van bestuurders en bestuurssecretaris in de breedste zin van het woord
• voorbereiden en organiseren van bestuurlijke overleggen
• gemiddeld eens per drie weken notuleren bij bestuurlijke vergaderingen
• redigeren, uitwerken, uitzetten en opvolgen van stukken, acties en afspraken
• bewaken van voortgang, prioriteiten en deadlines
• zorgen dat stukken en informatie tijdig compleet zijn
• signaleren wanneer zaken extra aandacht of opvolging nodig hebben
• meedenken over structuur, planning en verbeteringen binnen de bestuurlijke ondersteuning
• fungeren als verbindende schakel tussen bestuur, management en organisatie