Ben jij een ervaren Directie assistent die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en energie krijgt van het écht ontzorgen van een directeur? Voor GGZ inGeest in Amsterdam zoeken wij een Directie assistent die de directeur HR ondersteunt en ervoor zorgt dat zij zich volledig kan richten op de strategische HR-agenda en de organisatie.
In deze rol ben je veel meer dan alleen verantwoordelijk voor agenda- en mailboxbeheer. Je bent de rechterhand van de directeur HR, houdt overzicht in een dynamische omgeving en zorgt ervoor dat afspraken, acties en deadlines worden opgevolgd. Je denkt vooruit, stelt zelfstandig prioriteiten en weet goed onderscheid te maken tussen wat direct aandacht vraagt en wat kan wachten.
Je werkt nauw samen met de directeur HR en hebt daarnaast veel contact met het HR-managementteam, collega's binnen HR en andere directie- en managementassistenten binnen GGZ inGeest.
Als Directie assistent zorg jij ervoor dat de directeur HR optimaal wordt ondersteund. Vaak stem je aan het begin van de dag samen de belangrijkste prioriteiten af. Gedurende de dag houd je contact over lopende zaken, zet je acties uit en zorg je dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.
Je krijgt veel zelfstandigheid en ruimte om zaken zelf op te pakken. Daarbij houd je je onder andere bezig met:
- beheren en structureren van de complexe agenda en mailbox van de directeur HR;
- plannen, coördineren en bewaken van afspraken en deadlines;
- zelfstandig afhandelen van correspondentie en administratieve werkzaamheden;
- voorbereiden, organiseren en notuleren van interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten;
- opstellen en bewaken van actiepunten en zorgen dat gemaakte afspraken worden opgevolgd;
- verzamelen en voorbereiden van documenten en informatie voor overleggen;
- onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders;
- ondersteunen bij verschillende HR-projecten en activiteiten;
- beheren en actualiseren van de HR-pagina's op intranet;
- ondersteunen bij het HR-contractbeheer en bewaken van acties en termijnen;
- fungeren als contactpersoon voor onder andere Alleo en Bedrijfsfitness en hierover communiceren richting medewerkers;
- organiseren van teamactiviteiten, uitjes en vieringen voor de HR-afdeling.
Je schakelt daarnaast regelmatig met de andere directie- en managementassistenten binnen GGZ inGeest. Waar nodig vervangen jullie elkaar en zorgen jullie er samen voor dat de ondersteuning binnen de organisatie goed blijft verlopen.
Je bent een ervaren directie- of managementassistent die goed tot zijn of haar recht komt in een omgeving waarin veel tegelijkertijd gebeurt. Een volle agenda of mailbox brengt je niet van je stuk. Je creëert overzicht, denkt vooruit en voelt goed aan waar prioriteit aan moet worden gegeven.
Je werkt zelfstandig en wacht niet af totdat iemand je precies vertelt wat er moet gebeuren. Tegelijkertijd ben je benaderbaar en communicatief sterk en vind je het prettig om met verschillende collega's en stakeholders samen te werken.
Je brengt mee:
- hbo werk- en denkniveau;
- minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie als Directie assistent, Executive Assistant of Managementassistent;
- ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer;
- ervaring met het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen;
- uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
- een zelfstandige, proactieve en gestructureerde manier van werken;
- het vermogen om snel te schakelen en tegelijkertijd overzicht te behouden.
Ervaring binnen HR of de zorg is niet noodzakelijk. Belangrijker is dat je gewend bent om op directie- of managementniveau te ondersteunen en begrijpt wat er nodig is om iemand daadwerkelijk te ontzorgen.
Je krijgt een brede en zelfstandige functie voor 32–36 uur per week waarin je nauw samenwerkt met de directeur HR en tegelijkertijd onderdeel bent van een professionele HR-afdeling.
Daarnaast kun je rekenen op:
- een salaris tussen €3.180 en €4.273 bruto per maand op basis van 36 uur (FWG 45, cao GGZ), afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
- direct een contract voor onbepaalde tijd, met een proeftijd van twee maanden;
- een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%;
- 8,33% vakantiegeld;
- 166 vakantie-uren per jaar op basis van 36 uur;
- jaarlijks 35 LFB-uren (levensfasebudget) op basis van 36 uur;
- een jaarlijks balansbudget van €1.000 bruto op basis van 36 uur, dat je kunt inzetten voor extra verlof of persoonlijke ontwikkeling of kunt laten uitbetalen;
- volledige vergoeding van reizen met het openbaar vervoer;
- bij reizen met eigen vervoer een kilometervergoeding tot maximaal 30 kilometer enkele reis;
- een pensioenregeling via Pensioenfonds Zorg & Welzijn (PFZW);
- de mogelijkheid om maximaal 50% van je uren vanuit huis te werken;
- een thuiswerkvergoeding van €2,45 per thuiswerkdag;
- eens per vijf jaar een thuiswerkpakket ter waarde van €600;
- korting op een sportabonnement via Bedrijfsfitness Nederland en de mogelijkheid om gebruik te maken van gratis vitaliteitscoaching;
- verschillende fiscaal aantrekkelijke regelingen, waaronder een fietsregeling en de mogelijkheid om extra verlof te kopen;
- volop mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen door middel van opleidingen, trainingen, workshops, webinars en e-learning.
High Quality Recruitment ondersteunt GGZ inGeest exclusief in deze procedure. Dit betekent dat reacties van andere bureaus niet op prijs worden gesteld.
Vragen, reacties en sollicitaties kunnen worden verstuurd naar Babette Kuijper via b.kuijper@high-quality.nl of 06 25 09 22 24.
GGZ inGeest is een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg met ruim 1.900 medewerkers. Dagelijks zetten professionals binnen de organisatie zich in voor mensen met psychische klachten. Hoewel je als Directieassistent niet rechtstreeks met cliënten werkt, draag je vanuit jouw rol wel bij aan een organisatie waarin goede zorg mogelijk wordt gemaakt.
Je komt te werken op de HR-afdeling op de Overschiestraat in Amsterdam. Deze afdeling bestaat uit ongeveer 35 collega's, verdeeld over verschillende teams, waaronder HR Services, Leren & Ontwikkelen, Arbo & Verzuim, HR-advies en Recruitment.
Je ondersteunt rechtstreeks de directeur HR. Het HR-managementteam bestaat uit de directeur HR en drie managers. Hierdoor bevind je je midden in de HR-organisatie en heb je veel contact met collega's en managers uit verschillende disciplines.
Binnen GGZ inGeest gebeurt veel en juist daarom is goede ondersteuning belangrijk. Als Directieassistent krijg je een zelfstandige en verantwoordelijke positie waarin je veel verschillende contacten hebt, dicht op de besluitvorming zit en daadwerkelijk als rechterhand van de directeur HR kunt functioneren.
