Ben jij een ervaren Interim Management Assistent die energie krijgt van organiseren, regelen en ontzorgen? Voor een organisatie in regio Noord-Limburg zoeken wij op zeer korte termijn iemand die 18 tot 20 uur per week beschikbaar is.
Je ondersteunt een managementteam met onder andere complex agendabeheer, mailboxbeheer, het plannen van afspraken, actiebeheer en verschillende administratieve werkzaamheden. Geen notulen, wél veel regelen, schakelen en zelfstandig oplossen.
Je bent bij voorkeur beschikbaar op maandag en donderdag en kunt snel starten. Het tarief bedraagt tot €65,- per uur inclusief reiskosten en exclusief btw.
Je ondersteunt een managementteam en bent een belangrijke organisatorische spil achter de schermen. Een groot deel van je werk bestaat uit agendabeheer. Dat is niet simpelweg afspraken invoeren: agenda’s zijn druk en het vraagt soms behoorlijk wat creativiteit en doorzettingsvermogen om meerdere mensen op het juiste moment bij elkaar te krijgen.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- beheren en coördineren van complexe agenda’s;
- plannen en organiseren van afspraken met meerdere betrokkenen;
- beheren van terugkerende afspraken;
- beheren van een centrale mailbox en opvolgen of doorzetten van verzoeken;
- bijhouden, bewaken en uitzetten van acties;
- ondersteunen bij administratieve processen;
- aanmaken en verwerken van onder andere inkooporders;
- ondersteunen bij administratieve werkzaamheden rondom facturen;
- overige secretariële en organisatorische ondersteuning.
Notuleren behoort nadrukkelijk niet tot deze opdracht.
Jij bent een ervaren interim Management Assistent die niet hoeft te wachten tot iemand vertelt wat er moet gebeuren. Je ziet het werk liggen, neemt initiatief en bent gewend om meerdere managers tegelijkertijd te ondersteunen.
Juist wanneer agenda’s vol zitten en het plannen van een afspraak een flinke puzzel wordt, kom jij goed tot je recht. Je denkt in oplossingen, stelt prioriteiten en maakt zelfstandig de juiste afwegingen.
Daarnaast:
- heb je ervaring als Management Assistent, Directiesecretaresse, Bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
- ben je organisatorisch sterk en zeer vaardig in complex agendabeheer;
- werk je zelfstandig, zorgvuldig en proactief;
- schakel je gemakkelijk met verschillende managers en andere betrokkenen;
- ben je digitaal vaardig en gewend te werken met Microsoft Outlook en Teams;
- maak je nieuwe systemen snel eigen;
- ben je bij voorkeur beschikbaar op maandag en donderdag;
- ben je op zeer korte termijn beschikbaar voor 18 tot 20 uur per week.
Ervaring met Unit4, AFAS en/of TOPdesk is mooi meegenomen, maar geen harde eis.
Het betreft een interim-opdracht voor circa 18 tot 20 uur per week, naar verwachting tot eind januari.
De voorkeur gaat uit naar iemand die op maandag en donderdag beschikbaar is. Je werkt deels op locatie in regio Noord-Limburg, maar de opdracht hoeft niet volledig op locatie te worden uitgevoerd. Flexibiliteit hierin is mogelijk.
Verder:
- start: zo snel mogelijk;
- omvang: 18 tot 20 uur per week;
- duur: naar verwachting tot eind januari;
- locatie: regio Noord-Limburg / deels hybride;
- voorkeursdagen: maandag en donderdag;
- tarief: tot €65,- per uur inclusief reiskosten en exclusief btw;
Je gaat aan de slag binnen een grotere organisatie in regio Noord-Limburg. De omgeving is professioneel, dynamisch en maatschappelijk georiënteerd. Binnen de organisatie werken verschillende disciplines nauw met elkaar samen.
Je ondersteunt een managementteam waarvan de leden ieder hun eigen verantwoordelijkheidsgebied hebben. Daardoor heb je met verschillende agenda’s, belangen en prioriteiten te maken. Korte lijnen, goed kunnen schakelen en begrijpen wat er organisatorisch nodig is, zijn belangrijk.
Vanwege tijdelijke afwezigheid van een collega is extra ondersteuning nodig. De werkzaamheden zijn goed gedocumenteerd en er is, wanneer je snel kunt starten, gelegenheid voor overdracht.
