Interim Office Assistant

Voor onze opdrachtgever in Leiden zijn wij per direct op zoek naar een Interim Office Assistant voor 24 uur per week (maandag, dinsdag en vrijdag). Vanwege de ziekte uitval van een van de vaste Office Assistants is er behoefte aan tijdelijke versterking. Omdat op dit moment nog niet duidelijk is hoe lang de afwezigheid zal duren, zoekt onze opdrachtgever iemand die op korte termijn kan starten en voor continuïteit en stabiliteit binnen de afdeling kan zorgen.

In deze opdracht ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, gasten en externe contacten. Je bent daarmee het visitekaartje van de organisatie en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Je biedt brede ondersteuning op operationeel, secretarieel, administratief en organisatorisch gebied. Je rapporteert rechtstreeks aan de Office Manager en werkt samen met de overige collega's binnen een dynamische en internationale kantooromgeving.

Je draagt actief bij aan een goed georganiseerde, representatieve en prettige werkomgeving. Met jouw proactieve houding, servicegerichte instelling en organisatorische vaardigheden zorg je ervoor dat de dagelijkse kantoorwerkzaamheden soepel verlopen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Ontvangen en verwelkomen van gasten en bezoekers, fungeren als eerste aanspreekpunt en verzorgen van koffie, thee en andere faciliteiten.
• Onderhouden van contact met externe leveranciers en dienstverleners op het gebied van onderhoud, kantoorbenodigdheden, schoonmaak, catering en beveiliging.
• Bewaken van de representatieve uitstraling en dagelijkse organisatie van het kantoor, in samenwerking met de Office Manager en IT-teams.
• Uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden, waaronder het opstellen en versturen van facturen en offertes, bewaken van betalingstermijnen en verzorgen van een overzichtelijke documentarchivering.
• Ondersteunen bij praktische en organisatorische zaken, zoals lunchbestellingen, het boeken van reizen, het reserveren van vergaderruimtes en het faciliteren van het inwerkproces van nieuwe medewerkers.
• Bieden van overige ad-hoc administratieve en organisatorische ondersteuning.