Voor ICARA zoeken wij een nauwkeurige en gestructureerde secretaresse die zorgvuldig werkt met medische informatie en overzicht houdt in een professionele en dynamische werkomgeving. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het administratieve proces rondom medische en arbeidsdeskundige expertises en draag je direct bij aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van de rapportages die door de organisatie worden opgeleverd. Je werkt nauw samen met het team van PSIcara en indien nodig spring je daar ook bij.
In deze functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van het primaire proces binnen ICARA. Je werkt dagelijks met vertrouwelijke medische informatie en zorgt ervoor dat dossiers zorgvuldig, volledig en tijdig worden verwerkt.
Je ondersteunt het proces rondom expertisetrajecten en speelt een belangrijke rol in het redigeren en versturen van rapportages.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Invoeren en beheren van dossiers in het cliëntvolgsysteem
- Telefonisch contact met cliënten, onder andere voor welkomstgesprekken en uitleg over het proces
- Versturen en verwerken van machtigingen
- Opvragen en verwerken van medische informatie
- Redigeren en controleren van eindrapportages
- Klaarzetten van rapportages in het portaal
- Mailboxen beheren
- Structureren en bijhouden van SharePoint en digitale dossiers
- Ondersteunen bij werkzaamheden op het gebied van kwaliteit en ICT
- Opstellen en versturen van offertes als back-up
- Meedenken over procesverbeteringen en efficiëntie
Een belangrijk onderdeel van deze functie is het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke medische informatie en het bewaken van kwaliteit en nauwkeurigheid in alle administratieve processen. Je zult worden opgeleid in ons vakgebied.
Je bent iemand die gestructureerd werkt, verantwoordelijkheid neemt en zorgvuldig omgaat met informatie. Je begrijpt het belang van nauwkeurigheid en discretie en vindt het prettig om in een rol te werken waarin kwaliteit en betrouwbaarheid centraal staan. Je houdt overzicht en kunt het grotere geheel overzien, kunt goed prioriteren en blijft rustig wanneer het druk is.
Daarnaast:
- Heb je HBO werk- en denkniveau (door opleiding en/of ervaring)
- Beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
- Werk je nauwkeurig en gestructureerd
- Kun je goed prioriteiten stellen en overzicht houden
- Ben je stressbestendig en collegiaal
- Heb je affiniteit met administratieve en digitale systemen
- Heb je bij voorkeur ervaring binnen de zorg, medische sector of bedrijfsgezondheidszorg
- Heb je gevoel voor vertrouwelijkheid en werk je zorgvuldig met gevoelige informatie
ICARA is een organisatie met ruim 15 jaar ervaring op het gebied van medische en arbeidsdeskundige expertises. De organisatie voert onafhankelijke onderzoeken uit en levert rapportages aan werkgevers, verzekeraars en andere organisaties over arbeid en belastbaarheid.
Binnen ICARA wordt dagelijks gewerkt met vertrouwelijke en gevoelige informatie, waarbij zorgvuldigheid, kwaliteit en professionaliteit centraal staan. Het secretariaat speelt hierin een belangrijke rol: zij zorgen ervoor dat dossiers volledig zijn, processen goed verlopen en rapportages correct worden voorbereid en verwerkt.
Je werkt samen met collega’s op het secretariaat in een betrokken team met korte lijnen. De organisatie werkt nauw samen met PSICARA, waarmee cliënten en processen regelmatig overlappen. De komende periode ligt de focus op verdere professionalisering en het optimaliseren van processen.
De werksfeer is collegiaal en informeel. Medewerkers lunchen vaak samen en ondersteunen elkaar waar nodig.
