Interim Directiesecretaresse

Voor onze opdrachtgever, een inkooporganisatie zonder winstoogmerk voor de overheid in Heemstede, zijn wij op zoek naar een Interim Directiesecretaresse (24 uur per week).

In deze zelfstandige rol fungeer je als rechterhand van het managementteam, bestaande uit de Directeur, de Manager Interne Organisatie en de Manager Dienstverlening & Relatiebeheer. Je ondersteunt hen op administratief, organisatorisch en secretarieel vlak en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Je beheert de verschillende agenda’s, plant afspraken in en notuleert bij overleggen. Daarnaast behandel je binnenkomende vragen: eerstelijnsvragen pak je zelf op, terwijl je complexere vragen doorzet naar de juiste collega. Ook ben je verantwoordelijk voor het beheer van de algemene mailbox en die van de Directeur en ondersteun je bij de organisatie en coördinatie van bijeenkomsten.

De organisatie kent daarnaast een Algemeen Bestuur, bestaande uit de gemeentesecretarissen van de aangesloten gemeenten, en een Dagelijks Bestuur. Het Algemeen Bestuur komt twee keer per jaar op locatie bijeen en het Dagelijks Bestuur vergadert vier keer per jaar. Jij verzorgt de volledige ondersteuning rondom deze vergaderingen: van de voorbereiding en het verzamelen van stukken tot het notuleren, bewaken van actiepunten en archiveren van documentatie.

Tot slot ondersteun je de Manager Interne Organisatie bij enkele lichte financiële administratieve werkzaamheden. Denk hierbij aan het doorgeven van mutaties aan het externe administratiekantoor, het bewaken van betalingsprocessen en het verzamelen van stukken ten behoeve van audits of accountantscontroles. Een financiële achtergrond is hiervoor niet vereist.

Kortom: een afwisselende en brede interim opdracht waarin je een centrale rol speelt binnen de organisatie en geen dag hetzelfde is.