Voor een maatschappelijke organisatie binnen de zorgsector in regio West-Brabant zijn wij op zoek naar een ervaren interim Directiesecretaresse voor een tijdelijke opdracht van 24 uur per week. Het betreft een kortdurende opdracht ter overbrugging en ondersteuning van een recent gestart vaste medewerker. De functie is volledig op locatie en vraagt om een professional die snel zelfstandig kan schakelen binnen een dynamische werkomgeving.
De nadruk ligt op complex agendabeheer, structuur aanbrengen en het professioneel ondersteunen van de directie. Je bent een stevige gesprekspartner, bewaakt prioriteiten en weet op een warme maar duidelijke manier de juiste balans te vinden binnen een drukke agenda.
Als interim directiesecretaresse ondersteun je de directeur in een veelzijdige en dynamische functie. Het zwaartepunt ligt op complex agendabeheer waarbij je continu prioriteiten bewaakt en zelfstandig keuzes durft te maken. Je bent een belangrijke sparringpartner voor de directeur en zorgt ervoor dat alles organisatorisch soepel verloopt.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Complex agendabeheer voor de directeur
- Bewaken van prioriteiten en optreden als stevige gatekeeper
- Organiseren en coördineren van afspraken en interne overleggen
- Ontvangen van bezoekers en verzorgen van een gastvrije ontvangst(in samenwerking met officemanagement)
- Voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
- Af en toe notuleren van MT- en interne overleggen
- Administratieve en organisatorische ondersteuning waar nodig
- Werken met IBABS voor vergaderondersteuning en documentbeheer
Je werkt op locatie op maandag, dinsdag en donderdag.
Jij bent een ervaren directiesecretaresse die rust bewaart in een drukke omgeving. Je bent communicatief sterk, organisatiesensitief en weet op een professionele manier grenzen te bewaken. Je durft kritisch mee te denken en schakelt makkelijk met verschillende stakeholders.
Daarnaast breng je mee:
- Ervaring als directiesecretaresse of bestuursassistent
- Ervaring met complex agendabeheer
- Een proactieve en zelfstandige werkhouding
- Sterke organisatorische vaardigheden
- Ervaring binnen de zorgsector is een pré
- Ervaring met IBABS is gewenst
- Je bent representatief, warm en gastvrij
- Je staat stevig in je schoenen en weet prioriteiten goed te bewaken
- Je bent per direct beschikbaar tot zeker de eerste week van juli
Je komt terecht bij een professionele en maatschappelijk betrokken organisatie binnen de zorgsector in regio West-Brabant. De organisatie kenmerkt zich door korte lijnen, een warme cultuur en een omgeving waarin samenwerking centraal staat. Er wordt gewerkt in een dynamische setting waar kwaliteit, betrokkenheid en professionaliteit hand in hand gaan.
